نوپا میخ زن های آماتور…

از آن روزی که در سال 1347 خورشیدی نمایندگان 40 کشور خارجی با حضور ایرانی ها جلسه ای در وزارت اقتصادی وقت تشکیل دادند و محلی به وسعت یک میلیون و سیصد هزار متر مربع را برای برگزاری نمایشگاه های بین المللی در نظر گرفتند و بدین ترتیب نمایشگاه دائمی بین المللی در ایران بر پا شد. حدود 48 سال و به عبارتی نزدیک نیم قرن می گذرد. هر چند سابقه نمایشگاه در ایران به زمان بهره برداری از جاده ابریشم بر می گردد که در آن زمان در سر راه کاروان های تجاری، بازارهای مکاره تشکیل می شد و بازرگانان و مردم در این بازارها، با عرصه و نمایش کالاهای خود به داد و ستد آن ها مبادرت می ورزیدند را نباید از حافظه تاریخی پاک کرد، اما برای نخستین بار در دوران صدرات میرزا تقی خان امیرکبیر، براساس اعلامیه هایی که در گوشه و کنار شهر تهران نصب شد، از تجار و صاحبان صنایع وقت دعوت شد تا در نمایشگاه بین المللی لندن مشارکت نمایند. اما برگزاری نمایشگاه های مدرن در ایران از سال 1337 و با برگزاری نمایشگاه صنایع ایتالیا در تهران آغاز شد. در این نمایشگاه دولت ایتالیا، کلیه تولیدات خود را در ایران به نمایش گذاشت و در سال 1343 با تصویب قانون " تشکیل شرکت سهامی نمایشگاه های بین المللی ایران" راه برگزاری نمایشگاه ها در ایران و مشارکت در نمایشگاه های خارجی هموارتر شد.

جالب است بدانیم در سال 1348، نخستین نمایشگاه بین المللی آسیایی از 13 مهرماه تا 2 آبان ماه در تهران برگزار شد که در این نمایشگاه 33 کشور جهان از جمله مجارستان، هند، پاکستان، لهستان، هلند، آلمان، فرانسه، استرالیا، اتریش، بلژیک، بلغارستان، کانادا، سیلان، چین، چکسلواکی، افغانستان، انگلستان، اندونزی، ایتالیا، ژاپن، اردن، کره، کویت، مالزی، سنگاپور، اسپانیا، سویس، تایلند، روسیه، ایالات متحده آمریکا و ... مشارکت کردند که این نمایشگاه از دید کشورهای شرکت کننده بازتاب خوبی در جهان داشت و تهران را به عنوان یک بازار بین المللی به جهانیان معرفی کرد و در تاریخ هفدهم شهریورسال 1352 نخستین نمایشگاه بین المللی در تهران و با مشارکت 22 کشور در محل کنونی آن برگزار شد که تا امروز نیز ادامه دارد.

اتحادیه بین المللی نمایشگاه ها ( UFI ) در یکی از گزارش های خود جمهوری اسلامی ایران را در رتبه نخست کشورهای منطقه خاورمیانه و آفریقا به لحاظ تعداد نمایشگاه های سالانه و همچنین فضای نمایشگاه قرار داده است.

UFI فراگیرترین انجمن صنعت نمایشگاهی جهان است که 442 عضو در 82 کشور جهان و پنج قاره جهان دارد. هدف اصلی این اتحادیه ( UFI ) معرفی اعضای خود و صنعت نمایشگاهی به سرتاسر جهان است. ( UFI ) با تبلیغ ویژگی های منحصر به فرد نمایشگاه ها جایگاه برجسته ای در صنعت نمایشگاهی دارد و برقراری ارتباط متخصصان این صنعت را جهت تبادل عقاید و تجارب مسیر می سازد.

براساس این مرجع آماری نمایشگاه ها ( UFI ) در دنیا 33 میلیون مترمربع نمایشگاه سالانه برپا می شود که 40 درصد آن مربوط به ایالات متحده است و در ایران، سالانه حدود 400 نمایشگاه که بسته به نوع داشتن مجوز رسمی کشوری استانی و محلی در تهران و به ویژه پس از پیروزی شکوهمند انقلاب اسلامی، نمایشگاه های مشهد که در سال 2005 عضو رسمی UFI شد، اصفهان، کیش، تبریز، زنجان و ... متاسفانه آماری از متراژ دقیق آن در دسترس نیست برحسب کیفیت و مخاطبان آن برگزار می شود که بیانگر نبض تپنده این صنعت عظیم و درآمدزاست.

توفیقی به نگارنده دست داد که روز دوشنبه مورخ 10/8/95 در محل دائمی نمایشگاه های بین المللی تهران از ساعت 14-20 در کارگاه آموزشی تخصصی راهکارهای موثر مشارکت در نمایشگاه ها ویژه مشارکت کنندگان بنا بر علاقه شخصی و ضرورت شغلی شرکت نمایم و در یک فضای علمی در مورد نمایشگاه های به ویژه تخصصی به تازه های تحقیق و امروزی دست یافتم که مدرس این کارگاه آموزشی از تجارب و اندوخته هایش همه شرکت کنندگان را آموخت که بهره ها برده و بهانه نگارش این مقاله برای بنده شد.

آنچه که بسیار مهم است سه مرحله قبل از برپایی نمایشگاه، زمان برگزاری و پس از برگزاری است که مرحله پس از برگزاری نمایشگاه برای نگارنده بسیار راهبردی جلوه نمود. مرحله ای که شاید از یادها رفته باشد.

اگر جمع بندی و تحلیل محتوای پس از برگزاری تبدیل به اطلاعات و دیتا شود چراغی فروزان فراسوی نمایشگاه بعدی است و پس از این جمع بندی باید فردای آن روز با تکیه بر علم روز باید برنامه ریزی نمایشگاه بعدی آغاز شود.

اگر نظرسنجی ها، تحلیل محتوا و دیتای حاصل از برگزاری یک نمایشگاه که در این هدف نمایشگاه بین المللی تخصصی است به درستی انجام شود، دستاوردهای اثربخش و راهبردی خواهد داشت.

اگر مدارک و اطلاعات کسب شده پس از برگزاری نمایشگاه تخصصی در کارتن های میوه و موزی بایگانی شود یقین بدانیم آن دسته از کارکنان و شاغلین آن نمایشگاه خاص حقوق و درآمدشان در طول سال به عنوان یک دستاورد و یک بیزنس دچار مخاطره می شود، این حس مسئولیت باید به صورت انگیزشی و نه نمایشی، صرف و احساسی در بستری از برنامه ریزی بهینه از کارتن میوه بایگانی شده خارج شده و پردازش شود.

لذا ارزیابی مراحل قبل، حین و پس از برگزاری نمایشگاه که به طور خلاصه شامل موارد ذیل است برای کمک به انجام ممیزی است که گرچه استفاده از آن اجباری نیست! ولی در مجموع فوایدی دارد که در پایان به آن اشاره می شود.

این ارزیابی براساس چک لیستی تحقق خواهد پذیرفت که در پایان به تشویق و پاداش کارکنان و مشارکت کنندگان خواهد انجامید:

چکیده چک لیست برگزاری نمایشگاه

بررسی جایگاه نمایشگاه در برنامه های سازمان، شرکت و یا موسسه و تعیین بودجه سالانه، انتخاب مدیر پروژه، انتخاب نمایشگاه، محاسبه متراژ غرفه، ثبت نام، انتخاب متراژ و تعیین محل غرفه، انتخاب افراد اصلی تیم پروژه، تفکیک وظایف، تعیین ماموریت و شرح وظایف و مسئولیت های هر یک از اعضای تیم، تهیه نقشه نمایشگاه و مشخص کردن محل غرفه در آن و مشخص کردن مسیرهای دسترسی، شروع فعالیت های روابط عمومی هم زمان با برنامه ریزی تبلیغات و اطلاع رسانی قبل از نمایشگاه، تعیین مشخصات مورد نظر برای غرفه و لیست اطلاعات لازم برای طراح،طراحی غرفه، علائم و تعیین تجهیزات لازم با کمک مشاور متخصص در امور نمایشگاهی، طراحی انواع کاتالوگ، بروشور ... بیش از نیاز طبق اهداف حضور با کمک مشاور متخصص در امور نمایشگاهی، طراحی رئوس کار در غرفه، طراحی روش آمارگیری، ثبت اطلاعات و انتقال آن به مشارکت کننده ، ساخت غرفه و نظارت بر آن با کمک مشاور متخصص در امور ساخت و ساز غرفه نمایشگاهی طبق اهداف حضور، ارسال بلیط یا مجوزهای ورود به نمایشگاه یا پارکینگ به دعوت شدگان، حمل وسایل مورد نیاز به نمایشگاه، انجام آخرین تمرین کار در غرفه به ویژه آداب غرفه ملاقات با ارباب جراید، شروع نمایشگاه، تشکیل جلسات صبح و عصر و نخستین جلسه صبحگاهی برای مشخص کردن ماموریت و آخرین جلسه برای جمع بندی و ارزیابی حضور، جمع آوری غرفه و ذخیره اقلام لازم برای نمایشگاه بعدی، تسویه حساب ها، ارسال نامه های (پست الکترونیکی، فاکس یا پیام کوتاه) تشکر برای حضور در غرفه به مراجعه کنندگان، ارزیابی فعالیت ها و نتایج شرکت در نمایشگاه و اثرات آن در راستای تجزیه و تحلیل، به روز رسانی نمایشگاه مجازی و سایت شرکت در طول فعالیت ها و بعد از آن، تهیه گزارش نمایشگاه برای مدیریت ارشد (گزارش کار، ارزیابی کار، چگونگی بودجه، بررسی تحقق اهداف و پیشنهادها، برنامه ریزی پیگیری ارتباطات جدید براساس آمادگی های قبلی و اجرا و سرانجام، تشویق و پاداش کارکنان فعال در برگزاری نمایشگاه .

و اگر چنین نشود، به مانند غرفه سازان تازه کاری خواهیم شد که مصداق واژه " نوپا میخ زن های آماتوری " می شویم که به بدترین شکل ممکن فقط غرفه آرایی کرده و صرفاً نمایشی کار کرده ایم. به امید آن روز که پاسداشت حقوق مشارکت کنندگان نمایشگاه براساس علم و برنامه ریزی باشیم.